5 étapes pour améliorer la sécurité et la conformité de vos données en entreprise
La confidentialité des données est un sujet brûlant dans le monde de la technologie depuis des années. Chaque nouvelle technologie s’accompagne de nouvelles réglementations qui obligent les entreprises à réexaminer complètement la manière dont elles traitent les données privées.
La plupart des entreprises disposent déjà d’une politique de base en matière de confidentialité des données qu’elles ont élaborée en collaboration avec des avocats et des experts en technologie afin d’éviter d’être confrontées à de graves amendes et pénalités.
Cependant, la conformité ne consiste pas seulement à se concentrer sur les réglementations en vigueur et à satisfaire le strict minimum requis pour éviter les conséquences juridiques.
Pour créer une politique de confidentialité durable, vous devez être plus proactif. Au lieu de vous concentrer sur des objectifs à court terme, vous devriez vous attacher à mettre en œuvre certains principes fondamentaux de la protection des données et à créer une culture de la conformité au sein de votre entreprise.
Voici quelques mesures que vous pouvez prendre pour vous assurer de rester conforme à toutes les réglementations en matière de données sur le long terme.
Préparez-vous pour les contrôles anticipés : « surprise »
Avec l’apparition de nouvelles réglementations, les visites surprises de contrôleurs deviennent plus fréquentes. Ces «audits» peuvent avoir un impact majeur sur votre entreprise, même si vous êtes parfaitement en règle.
Le processus de contrôle prend du temps, et il faut beaucoup de ressources pour rassembler tous les documents auxquels le contrôleur doit avoir accès. Cela peut perturber vos activités quotidiennes et causer des dommages à long terme à votre entreprise.
C’est pourquoi il est important d’avoir une politique de préparation des audits. Le processus de préparation à un contrôle vous aidera également à voir les angles morts et à éviter toute omission qui pourrait vous rendre vulnérable et entraîner des violations de la conformité.
1. Se préparer aux demandes d’accès aux données des intéressés (utilisateurs, clients, …)
Une autre chose à laquelle vous devez vous préparer est d’accorder aux utilisateurs un accès accru à leurs données. Le droit d’accès est l’un des grands principes du RGPD, et il fait référence au fait d’accorder à vos clients le droit de voir exactement quelles données personnelles vous détenez sur eux. Ils ont également le droit d’obtenir ces informations facilement et dans un délai relativement court.
- 1 mois maximum pour une demande simple ;
- 3 mois maximum pour une demande complexe (par exemple si une personne demande une copie de l’intégralité de ses données) ;
- 8 jours maximum pour des données de santé.
En tant que responsable du traitement des données, votre entreprise doit répondre à ces demandes dans un délai d’un mois après que la demande a été soumise. La mise en place d’un processus normalisé de traitement des demandes d’accès des personnes concernées vous aidera à répondre dans les délais requis.
Une fois qu’une demande est déposée, vous devez fournir aux personnes concernées les informations suivantes :
- Si leurs données personnelles sont traitées.
- Dans quel but leurs données sont traitées.
- Les types de données que vous traitez.
- S’il y a un traitement automatisé en place pour le traitement des données.
- Si quelqu’un d’autre possède une copie de leurs données.
- Combien de temps vous prévoyez de conserver leurs données.
- Quelle est la source des données, au cas où vous ne les auriez pas obtenues du client lui-même.
- Corriger ou effacer les données dont vous disposez à la demande de la personne concernée.
La plupart du temps, on attendra de vous que vous répondiez à ces demandes gratuitement (c’est le principe de gratuité prévue par le règlement) lors de l’exercice des droits, pour les données transmises soit au demandeur, soit à l’organisme final (article 12.5 du RGPD).
Il n’est possible de demander le paiement de « frais raisonnables basés sur les coûts administratifs » que :
- Pour toute copie supplémentaire demandée par la personne concernée (par ex. si une personne exerce son droit chaque semaine) ;
- Si la demande est manifestement infondée ou excessive.
Mais vous ne devez pas compter sur ces avantages lorsque vous élaborez votre propre procédure de réponse.
2. Protégez vos logiciels et vos bases de données
Les lois sur la confidentialité des données font reposer presque entièrement sur les entreprises la charge de protéger les données sensibles des clients contre tout accès non autorisé. Cela signifie que vous devez non seulement assurer la conformité lors de la collecte des données, mais aussi vous assurer que les données sont stockées en toute sécurité.
Aucune entreprise n’est à l’abri des failles de sécurité. Vous devez donc vous assurer que les données sensibles que vous stockez sont correctement protégées. Des mots de passe forts, des logiciels anti-malware, des solutions de surveillances, vous avez besoin de tous les outils de votre arsenal pour prévenir les cyber-attaques.
La protection des données utilisateurs avec des solutions de surveillances et d’alerte en cas de fuites peut non seulement vous aider à constater un vol, mais aussi à analyser l’utilisation qui est faite de ces données, à garantir la conformité et à engager facilement une contre-offensive judiciaire.
Toutefois, les cybermenaces ne sont pas les seules menaces dont vous devez vous préoccuper. Vous devez également protéger votre matériel. Le vol physique, les dommages matériels et les pannes de dispositifs peuvent tous compromettre des données sensibles, et vous devez donc prendre toutes les mesures nécessaires pour les prévenir.
3. Sensibilisez vos employés à la conformité
Disposer d’une politique de protection des données efficace est une chose, mais s’assurer que chaque membre de votre entreprise la respecte réellement en est une autre.
Pour garantir la conformité réglementaire non seulement sur le papier mais aussi dans la pratique quotidienne, il est essentiel de s’assurer que vos employés accordent à la conformité l’attention nécessaire.
Vous pouvez dépenser des milliers d’euros pour des avocats et des logiciels haut de gamme, mais ces investissements ne serviront à rien si vos employés ne comprennent pas l’importance de la conformité. Vous ne serez pas en mesure d’appliquer correctement vos politiques de protection des données ou de résoudre les problèmes de conformité si vous ne parvenez pas à éduquer correctement votre personnel.
Que vous optiez pour des sessions individuelles ou des formations de groupe, chaque employé doit être conscient qu’un seul défaut de conformité peut avoir un effet dévastateur sur l’ensemble de l’entreprise. Sans une formation généralisée et l’adoption d’une culture de la conformité, vos efforts seront vains.
4. Limiter l’accès des employés aux données
Même avec une formation poussée des employés, vous ne pouvez pas être totalement protégé contre l’erreur humaine. En fait, l’erreur humaine est la cause de la plupart des violations et des échecs de conformité.
Que vos employés ne connaissent pas les procédures appropriées ou qu’ils soient simplement négligents, il est peu probable que vous puissiez éviter complètement les risques de non-conformité dès lors qu’un facteur humain est impliqué.
Vous pouvez faire l’effort de former votre personnel et vous assurer que vos employés sont dignes de confiance, mais vous devez aller encore plus loin si vous voulez minimiser le risque d’erreurs.
Limiter l’accès des employés aux données est un bon moyen d’aller plus loin dans vos efforts de sécurité et de conformité. Demandez-vous lequel de vos employés a réellement besoin d’accéder aux données sensibles et qui surveille cet accès.
Vos employés ne devraient avoir accès qu’aux données absolument indispensables à l’exécution de leur travail. Moins d’employés ont accès aux données sensibles, plus le risque de mauvaise manipulation est faible.
« Besoin d’en connaître »
5. Restez vigilant
Rester conforme aux lois et réglementations sur la protection des données en constante évolution est un jeu difficile. Chaque nouvelle technologie s’accompagne de nouvelles menaces pour les données sensibles, et les réglementations évoluent constamment pour faire face à ces problèmes.
Il n’est pas facile de rester au fait de ces changements, il est donc nécessaire de rester vigilant et de réévaluer constamment votre politique de sécurité des données.
Pour faciliter ce processus, essayez de traiter les données sensibles avec soin, non seulement pour répondre aux dernières demandes réglementaires, mais aussi pour créer une culture de la conformité qui vous aidera à rester au fait des réglementations, même lorsqu’elles sont en constante évolution.
Et n’oubliez pas que le RGPD n’est autre qu’un cadre poussant aux bonnes pratiques, loin d’être absurdes, il apporte de la confiance dans le numérique, ce qui n’est pas une mince affaire de nos jours.