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Gouvernance des données

Comment organiser ses données quand on travaille en entreprise ou en équipe ?

Nicolas Verlhiac
08 mars, 2021
4 min

Une fois que vous créez, rassemblez ou commencez à manipuler des données et des fichiers, ils peuvent rapidement devenir désorganisés. Pour gagner du temps et éviter les erreurs par la suite, vous et vos collègues devez décider comment vous allez nommer et structurer les fichiers et dossiers. L’inclusion de métadonnées vous permettra d’ajouter un contexte à vos données afin que vous et d’autres personnes puissiez les comprendre à court, moyen et long terme.

Cet article fait écho à : Comment gérer les données redondantes, obsolètes ou inutiles (ROT) ?. Si vous ne l’avez pas encore lu, n’attendez plus.

Nommer et organiser les dossiers


Choisir une façon logique et cohérente de nommer et d’organiser vos fichiers vous permet, à vous et à d’autres, de les localiser et de les utiliser facilement. Idéalement, le meilleur moment pour réfléchir à la manière de nommer et de structurer les documents et les répertoires que vous créez est au début d’un projet.

Convenir d’une convention de nommage contribuera à assurer la cohérence, ce qui facilitera la recherche et l’identification correcte de vos fichiers, et évitera les problèmes de contrôle de version lorsque vous travaillez sur des fichiers en collaboration. En organisant vos fichiers avec soin, vous gagnerez du temps et éviterez les frustrations en vous aidant, vous et vos collègues, à trouver ce dont vous avez besoin au moment voulu.

Comment dois-je organiser mes dossiers ?


Que vous travailliez sur un ordinateur autonome ou sur un disque dur en réseau, il est nécessaire de mettre en place un système qui vous permette d’accéder à vos fichiers, d’éviter les doublons et de garantir la sauvegarde de vos données. Cette démarche demande un peu de planification. Un bon point de départ consiste à élaborer une structure de dossiers logique. Les conseils suivants devraient vous aider à développer un tel système :

  1. Utiliser les dossiers : regrouper les fichiers dans des dossiers de manière à ce que les informations sur un sujet particulier se trouvent au même endroit.

  2. Nommer les dossiers de manière appropriée : nommer les dossiers en fonction des domaines de travail auxquels ils se rapportent et non en fonction des employés ou des membres de l’équipe. Cela permet d’éviter la confusion dans les espaces de travail partagés si un employé quitte l’entreprise. Mais aussi, cela facilite la navigation dans le système de fichiers, notamment pour les nouvelles personnes qui rejoignent l’espace de travail.

  3. Respectez les procédures existantes : vérifiez les approches établies au sein de votre équipe ou de votre entreprise que vous pouvez adopter.

  4. Soyez cohérent : lorsque vous développez une convention de nommage pour vos dossiers / fichiers, il est important que vous vous y teniez une fois que vous avez décidé d’une méthode.

  5. Structurer les dossiers de manière hiérarchique : commencer par un nombre limité de dossiers pour les sujets plus larges, puis créer des dossiers plus spécifiques à l’intérieur de ceux-ci. Pour plus de lisibilité, vous pouvez utiliser des chiffres en début de dossier.

Ostraca blog structure dossier 1
Exemple de structure d'un projet client chez Novariom

  1. Séparez les travaux en cours de ceux qui sont terminés : comme vous commencez à créer beaucoup de dossiers et de fichiers, il est bon de commencer à penser à séparer vos anciens documents de ceux sur lesquels vous travaillez actuellement

Ostraca blog structure dossier 2
Les projets sont classés en amont

  1. Examiner les dossiers : évaluer les documents régulièrement, ou, à la fin d’un projet. Pour s’assurer que les dossiers ne sont pas conservés inutilement, pensez à les archiver.

  2. Sauvegarde : assurez-vous que vos fichiers, qu’ils se trouvent sur votre disque local ou sur un disque réseau, sont sauvegardés.

De quoi dois-je tenir compte lors de la création d’un nom de fichier ?


Décidez d’une convention de nommage des fichiers au début de votre projet. Voire mieux, au début de la création de l’entreprise.

Pour qu’un nom de fichier soit utile, il a besoin d’être :

  • cohérent
  • significatif pour vous et vos collègues
  • comporter un tag d’identification (souvent en fonction du projet)

Il est utile que votre service/équipe s’accorde sur les éléments suivants pour les fichiers :

  1. Dates : se mettre d’accord sur une utilisation logique des dates afin qu’elles s’affichent chronologiquement, c’est-à-dire AAAA-MM-JJ.
  2. Vocabulaire : choisissez un vocabulaire standard pour les noms de fichiers, afin que tout le monde utilise une langue commune.
  3. Ordre : confirmez quel élément doit passer en premier, afin que les fichiers sur le même thème soient listés ensemble et puissent donc être trouvés facilement.
  4. Numéros : spécifiez le nombre de chiffres qui seront utilisés dans la numérotation afin que les fichiers soient énumérés numériquement, par exemple 01, 002, etc.
  5. Ponctuation - décider des conventions pour savoir si et quand utiliser les symboles de ponctuation, les majuscules, les traits d’union et les espaces.

Comment procéder au contrôle des versions des documents ?


Le contrôle de version des documents est le processus de suivi et de gestion des différentes versions (ou brouillons) d’un document afin que vous sachiez quelle est l’itération actuelle d’un fichier.

Les informations ci-dessous sont moins pertinentes si vous créez des documents à l’aide d’applications qui intègrent un contrôle de version (par exemple, Google Docs), mais elles constituent un bon moyen de réfléchir à la manière de s’assurer que vous travaillez toujours dans la bonne version d’un document.

Pourquoi le contrôle des versions est-il important ?

Pourquoi voudriez-vous savoir quelle est la dernière version de quelque chose ?

Le contrôle des versions est important, car vous savez, alors que tout le monde travaille à partir de la même version d’un document, qu’ils ont la dernière version.

Imaginez les heures perdues si un membre de votre équipe travaillait à partir de documents obsolètes, par exemple. Sans parler des mauvaises décisions qui pourraient en découler …

En l’absence de contrôle approprié, cela peut rapidement entraîner une confusion, quant à la version la plus récente. Voici une suggestion de nos 2 moyens d’éviter cela :

Utilisez un système de numérotation de “révision”.

Toute modification importante apportée à un fichier peut être indiquée par des nombres entiers, par exemple, v1 serait la première version, v2 la deuxième. Les modifications mineures peuvent être indiquées en augmentant le chiffre décimal ; par exemple, v1.1 indique qu’une modification mineure a été apportée à la première version, et v3.1 qu’une modification mineure a été apportée à la troisième version.

Utiliser la numérotation des documents dans un tableau de contrôle de version

Si vous n’avez pas le logiciel qui peut le faire pour vous, vous pouvez contrôler manuellement les versions de vos documents.

Ajoutez un tableau de contrôle de version au début du document qui indique la version, l’auteur, un bref résumé des changements dans cette itération du document et la date.

Voici à quoi ressemblerait ce tableau :

VersionDateAuteurMotif
0.18 Mars 2021Nicolas VerlhiacPremière version
0.29 Mars 2021N. VerlhiacCorrection Orthographique

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#bonnes-pratique#data#organisation

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